Dijital Arşiv Hizmetleri
Belge Yığınına Son, Gümrük Süreçlerinizi Dijitalleştirin
Dış ticaret işlemleri ve gümrük süreçleri büyük hacimli belge yönetimini zorunlu kılar. İthalat ve ihracat belgeleri, beyannameler, fatura ve taşıma evrakları, gümrük yazışmaları, GTİP belgeleri ve çok daha fazlası… Zaman içinde bu belgeler birikir, yer kaplar ve kontrol altına alınmadığında ciddi organizasyonel sorunlara neden olabilir.
İşte bu noktada Monar Gümrük Müşavirliği, firmaların dijital dönüşüm süreçlerine katkı sağlamak amacıyla sunduğu Dijital Arşiv Hizmeti ile tüm dış ticaret belgelerinizi dijital ortama taşıyor; düzenli, güvenli ve hızlı erişilebilir bir arşiv altyapısı sunuyor.
Dijital Arşiv Nedir?
Dijital arşiv, fiziksel belgelerin elektronik ortama aktarılması, kategorize edilmesi ve güvenli bir şekilde saklanmasıdır. Gümrük ve dış ticaret işlemlerinde oluşan tüm evrakların taranarak yüksek güvenlikli dijital sistemlere yüklenmesi sayesinde, firmalar aradıkları bilgi ve belgeleri saniyeler içinde bulabilir hale gelir. Ayrıca fiziksel kayıplar, belge karışıklıkları ve manuel arşivleme maliyetleri ortadan kalkar.
Monar Gümrük ile Dijital Arşiv Hizmetinde Neler Sunuyoruz?
Monar Gümrük Müşavirliği, dijital arşiv hizmetlerini tamamen mevzuata ve veri gizliliği standartlarına uygun olarak sunar. Hizmetimizin öne çıkan bileşenleri şunlardır:
1. Belge Toplama ve Taraması
Tüm gümrük işlemlerinizden kaynaklanan fiziki belgeler profesyonel ekiplerimiz tarafından toplanır. Belgeler yüksek çözünürlüklü tarayıcılarla dijital ortama aktarılır.
2. Kayıt ve Kategorilendirme
Tarama sonrası belgeler işlem türüne, tarihine, beyanname numarasına veya belge tipine göre sınıflandırılır. Böylece arama ve erişim süreçleri kolaylaştırılır.
3. Elektronik Arşivleme ve Depolama
Belgeler, güvenli sunucular üzerinde tutulan dijital arşiv sistemimize yüklenir. 7/24 erişim imkanı sunan bu sistem, farklı yetki seviyeleri tanımlanarak kullanıcı bazlı erişim kontrolü sağlar.
4. Mevzuata Uygunluk ve Denetim Hazırlığı
Gümrük mevzuatının zorunlu kıldığı süre boyunca belgeleriniz saklanır. Gümrük idaresi, vergi denetimi veya iç denetimler sırasında ihtiyaç duyulan tüm belgelere saniyeler içinde ulaşabilirsiniz.
5. Yedekleme ve Veri Güvenliği
Belgeleriniz düzenli olarak yedeklenir, gelişmiş güvenlik protokolleri ile korunur. Olası sistem arızalarına karşı veri bütünlüğünüz sağlama alınır.
Dijital Arşivin Faydaları Nelerdir?
Dijital arşiv sistemleri, işletmelere hem operasyonel kolaylık hem de yasal uyum açısından çok sayıda avantaj sağlar:
- Zaman Tasarrufu: Belgelere erişim süresi saniyelere iner. Arama, bulma, paylaşma işlemleri hızlanır.
- Maliyet Azaltımı: Fiziksel arşivleme için harcanan depo alanı, kağıt ve iş gücü maliyetlerinden tasarruf edilir.
- Güvenli Saklama: Yetkisiz erişim engellenir, veriler şifrelenir ve yedeklenir.
- Yasal Uyumluluk: Gümrük ve vergi denetimlerinde gerekli belgeler eksiksiz ve düzenli şekilde sunulur.
- Çevre Dostu Yaklaşım: Kağıt tüketimi azalır, sürdürülebilirliğe katkı sağlanır.
- Kolay Denetim Hazırlığı: Resmi denetimlerde hızlı ve güvenilir belge sunumu yapılır.
- Uzaktan Erişim İmkanı: İnternet bağlantısı olan her yerden arşive erişim mümkündür.
Hangi Belgeler Dijital Arşive Dahil Edilir?
Monar tarafından dijital arşivleme kapsamında saklanan başlıca belgeler:
- İthalat ve ihracat beyannameleri
- Konşimento, fatura, çeki listesi, menşe belgeleri
- GTİP tespit dokümanları
- Gümrük yazışmaları ve kararlar
- Antrepo, serbest bölge, geçici ithalat evrakları
- Teminat mektupları, taahhütnameler
- Dış ticaret sözleşmeleri
- Geri ödeme ve teşvik belgeleri
Neden Monar Gümrük Müşavirliği?
Dijital dönüşüm yalnızca teknolojiye yatırım değil; süreçleri doğru anlayan uzman iş ortaklarıyla ilerletilen bir yolculuktur. Monar olarak biz, dış ticaret ve gümrük işlemlerine özel belge yapısını çok iyi biliyor, bu sayede dijital arşivleme sürecinde karşılaşabileceğiniz tüm ihtiyaçlara özel çözümler sunuyoruz.
- 15 yılı aşkın sektörel tecrübe
- Mevzuata özel dijital arşiv altyapısı
- Eğitimli ve gizlilik ilkesine bağlı uzman kadro
- KVKK ve bilgi güvenliği standartlarına tam uyum
- Gümrük müşavirliği hizmetleri ile entegre arşiv sistemi
Sizi Geleceğe Taşıyoruz
Dijital arşiv, sadece belgelerinizi sakladığınız bir platform değil; iş süreçlerinizde şeffaflık, hız ve sürdürülebilirlik sağlayan stratejik bir adımdır. Monar Gümrük Müşavirliği olarak, dijitalleşen dünyada belgelerinizi güvence altına alırken size zaman, maliyet ve prestij kazandırıyoruz.
Hemen Bizimle İletişime Geçin
Gümrük belgelerinizin dijital arşivlenmesi, daha düzenli ve hızlı bir iş hayatı için atacağınız en önemli adımlardan biridir. Dijital arşiv çözümlerimiz hakkında detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçin:
Adres: Malte Plaza, Bağlarbaşı Mh. Atatürk Cd. Sakarya Sk. No:35/23 Maltepe – İstanbul
Telefon: 0 (216) 222 29 40
Mobil: 0 (507) 558 19 08
E-Posta: info@monargumruk.com